Introduzir o fluxo de aprovação de pedidos é a estratégia ideal para reduzir o ciclo de pedidos na sua empresa.
Esse processo faz parte da gestão logística e é papel do gestor controlá-lo de forma eficiente para atender os consumidores e manter o processo comercial em ordem.
Dar atenção a isso é essencial, visto que reflete diretamente na satisfação do cliente e com o tempo que um produto leva para chegar até ele após o seu processamento.
Nesse artigo, você entenderá o que isso realmente significa, a importância de compreender esse indicador e verá como calculá-lo. Além disso, verá boas práticas para reduzir o tempo do ciclo do pedido. Acompanhe o artigo e tenha uma boa leitura!
O que é ciclo do pedido?
O ciclo de pedido é um conceito muito importante quando se trata de logística empresarial e gestão financeira. Na prática, diz respeito ao tempo necessário para processar um pedido, desde o momento em que ele é feito até a entrega final ao cliente.
Em outros termos, trata-se do período completo da venda e entrega de um pedido ao cliente, abarcando desde o primeiro momento, quando ele é gerado, até o momento em que ele recebe o produto desejado.
Desse modo, exerce um papel de suma importância no relacionamento entre a empresa e o consumidor.
Ademais, contribui para envolver todas as atividades e processos necessários para o fluxo de vendas da organização até a chegada do produto ao destinatário, atendendo às suas necessidades.
Quais são as etapas do ciclo de pedidos?
Para garantir um processo de vendas eficiente e uma experiência do cliente satisfatória, o ciclo médio de vendas precisa ser o menor possível. Porém, é fundamental garantir que ele não afete a qualidade da entrega e da fabricação e envio do produto.
Para uma melhor eficiência, é fundamental se atentar nas etapas principais do ciclo de compras. Confira abaixo quais são elas!
Recebimento do pedido
Esse é o primeiro degrau do ciclo do pedido. É onde o pedido do cliente é recebido pela equipe comercial, seja por meio de um sistema de automação da força de vendas, telefone, WhatsApp, e-mail, redes sociais, loja física ou outro meio que a companhia utiliza para isso.
Independentemente do método usado na companhia, é fundamental ter dados sobre a necessidade do cliente para que não ocorra problemas com os produtos e a entrega.
Veja mais:
Processamento do pedido
Essa segunda etapa envolve a análise do pedido, verificando aspectos como: disponibilidade de estoque, condições de pagamento, prazo de entrega, logística de envio, dentre outros detalhes.
O processamento do pedido envolve todas as atividades que impactam no tempo e no custo da venda do produto. É preciso buscar o menor tempo possível para garantir a agilidade dentro do ciclo do pedido ao cliente.
Preparação do pedido
Na terceira fase do ciclo do pedido, estão as atividades de preparação do pedido. Aqui, os produtos são separados, embalados e preparados para o envio ao cliente.
Nessa parte, é feita toda a programação para enviar o produto. Logo, é aqui que ocorre a escolha do meio de transporte, a análise de rotas, tipos de carga e o percurso mais seguro e rápido para os produtos chegarem até o estabelecimento do cliente.
Envio do pedido
Neste momento do ciclo do pedido, este é despachado para o endereço do cliente, seja por meio de transporte próprio ou terceirizado.
É crucial que haja um responsável para acompanhar o transporte nesta etapa para se certificar de que ele está ocorrendo conforme o planejado.
Entrega do pedido
O último degrau do ciclo do pedido é quando o cliente finalmente recebe o produto solicitado. Aqui, a empresa deve realizar o controle da entrega.
Nesse sentido, precisa verificar se o pedido foi de fato recebido, se foram entregues os produtos corretos e se os prazos foram atendidos, dentre outros aspectos.
Aqui, é importante que a empresa tenha meios de prestar suporte ao cliente, caso ele precise. Também é importante realizar um bom atendimento no pós-venda.
A empresa pode informar sobre os seus canais de contato para resolver essas questões logo no início do atendimento ao cliente, quando for realizar o pedido.
Leia também:
Qual é a importância desse KPI para a logística da empresa?
Os clientes, com toda a razão, estão exigindo cada vez mais padrões de atendimento altos. E quando se fala dos clientes B2B, este padrão de atendimento é ainda mais elevado.
Isso porque a empresa está lidando com um líder que compra com ticket médio muito superior ao cliente B2C. Além disso, o lifetime-value e a parceria, quanto mais duradoura, melhor para ambos os lados.
Por isso, é fundamental buscar sempre a satisfação dos clientes, de modo a fidelizá-los.
Para isso, uma das soluções é reduzir o ciclo do pedido, garantindo a qualidade em todo o processo de compra, o qual envolve diversas áreas, como: marketing, compra, vendas, produção, logística, atendimento, dentre outras.
O ciclo do pedido é um indicador chave de desempenho (KPI) importante na logística e afeta diretamente a satisfação do cliente. Isso porque ele deve ser usado para verificar se existem pontos de ineficiência no processo comercial e na relação com fornecedores que podem atrasar a entrega de insumos, por exemplo.
Dessa forma, quanto mais longo for o ciclo do pedido, maior a probabilidade do cliente estar insatisfeito, que pode levar ao rompimento da parceria.
Ainda, quanto mais eficiente, mais reduzido ele se torna, contribuindo para o corte de custos operacionais, otimizando a gestão do estoque e aumentando a produtividade.
Veja também:
Como calcular o tempo de ciclo do pedido?
O tempo de ciclo do pedido, conhecido também em inglês como Order Fulfillment Cycle Time (OFCT) demonstra o tempo total da experiência de compra do cliente e mede o sucesso da entrega de uma organização.
Em outras palavras, ele informa o tempo que é necessário para iniciar e completar um pedido, desde o momento do recebimento até a finalização, com a entrega ao cliente.
Desse modo, calculá-lo pode ajudar a otimizar o ciclo logístico e o processo comercial como um todo. Calcular o ciclo de pedido é relativamente simples. Confira abaixo a fórmula:
Tempo de requisição + Tempo de produção + Prazo de entrega = OFCT.
Para facilitar a aplicação do cálculo do ciclo de pedido, veja abaixo um exemplo prático.
Exemplo de ciclo do pedido
Imagine que a sua distribuidora processou a venda de um mix de produtos sem glúten para um empório. A empresa demorou 5 dias para receber parte dos produtos do fornecedor, 2 dias para preparar a encomenda e 4 dias para entregar ao cliente.
Para calcular o tempo de ciclo do pedido neste caso, basta aplicar a fórmula anteriormente:
OFCT = Tempo de requisição + tempo de produção + Prazo de entrega
Utilizando os dados, o cálculo seria:
OFCT = 5 + 2 + 4 = 11 dias
Ou seja, o tempo do ciclo do pedido é de 11 dias para essa compra.
Como reduzir o ciclo de vendas e o ciclo do pedido?
Agora que entendemos como podemos fazer o cálculo do tempo de ciclo do pedido e usar ele para melhorar a jornada de compra do seu público alvo, é interessante aplicar algumas práticas para reduzi-lo. Vamos lá?
Utilize ferramentas de automação
A tecnologia precisa ser implementada no processo comercial da sua empresa para automatizar processos. Um sistema de automação e gestão de pedidos é o ideal para automatizar tarefas repetitivas, como o processamento de pedidos e o controle de estoque.
Identifique o tempo usado nas etapas do processo de vendas
Use indicadores de performance para monitorar as partes do processo de vendas e verificar se o tempo de cada etapa está satisfatório.
Se a sua companhia utiliza uma ferramenta de automação, é possível verificar o tempo em que cada pedido leva para ser finalizado, desde o momento em que entra no sistema até a entrega.
Melhore a comunicação interna e com os clientes
A sua empresa é aberta à comunicação com o público? Facilite o acesso dos seus clientes com a sua equipe, estabelecendo canais de comunicação eficientes.
Além disso, é importante estabelecer um canal de comunicação facilitado entre os setores envolvidos no processo de pedidos, garantindo maior clareza, agilidade e eficiência. Isso ajuda a evitar erros nas cadeias de suprimentos e entre os agentes envolvidos no processo.
Invista em logística inteligente
Para ajudar na redução de custos e deixar o processo de vendas mais ágil e eficiente, é importante buscar meios de otimizar as rotas de entregas.
O ideal é utilizar um sistema de automação de pedidos que possua recursos de cadastrar e organizar as rotas e visitas a clientes. Esse recurso pode ser usado para organizar as rotas de entrega de produtos.
Outro aspecto importante para aumentar as chances de sucesso é fazer parcerias com fornecedores confiáveis, pois isso reflete diretamente na entrega e na experiência de compra e jornada do consumidor.
Por fim, mantenha um controle sobre os prazos de entrega, de preferência dentro do seu sistema de automação.
Treine a sua equipe
Capacitar os seus funcionários para que atuem com mais segurança e eficiência em suas atividades, reduzindo o tempo com trabalho perdido e ações desnecessárias durante o processamento dos pedidos.
Como um fluxo de aprovação de pedidos pode reduzir o custo médio de vendas
Ter um fluxo de aprovação de pedidos pode contribuir para que a sua equipe opere de forma mais organizada, contribuindo para aumentar a performance deles.
Uma ferramenta para gerenciar os pedidos e realizar a aprovação deles contribui para reduzir custos com as vendas.
O Bendito Pedidos, por exemplo, além de ajudar na automação dessa tarefa, evita realizar pedidos de produtos indisponíveis no estoque, que pedidos sejam perdidos ou que fiquem parados, pois são enviados automaticamente para os fornecedores ou para a fabricação, por exemplo.
Reduzir o ciclo médio de vendas e o custo delas é um desafio, mas toda empresa precisa buscar meios de fazer isso. Com o uso de tecnologia, isso é perfeitamente possível.
Por isso, aproveite para conhecer as soluções da Bendito e veja como ela pode ajudar a melhorar o seu processo comercial!
