Dentre as diversas ferramentas de produtividade, a Matriz de Eisenhower é uma das que mais podem contribuir para a organização e definição de prioridades nas empresas.
Por meio dela, é possível melhorar a tomada de decisões e utilizar o tempo da melhor forma possível.
Durante a rotina administrativa, a busca por soluções que ajudam a otimizar o foco e melhorar a produtividade é sempre bem vinda.
O ponto positivo dessa técnica é que ela é de simples aplicação, porém muito poderosa.
Confira agora o que é a Matriz de Eisenhower e veja como aplicá-la na prática!
O que é a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower é uma das técnicas de gestão de tempo e definição de tarefas mais conhecidas mundialmente. Contribui para uma tomada de decisões mais eficaz e a utilizar o tempo da melhor forma possível.
Ela é composta por quatro quadrantes. Confira:
- Importante e urgente
- Importante, mas não urgente
- Não é importante, mas é urgente
- Não é importante e nem urgente.
Dwight Eisenhower, o criador da técnica, acreditava que as pessoas desperdiçam muito tempo em tarefas sem entender o grau de prioridade delas. Conforme ele, era comum trabalhar em atividades urgentes, porém sem importância.
Desse modo, ele incentivava os trabalhadores a focarem os seus esforços em atividades importantes, independente da urgência.
Por trazer clareza nas atividades, a matriz é útil para ajudar no gerenciamento de tempo. Contudo, é fundamental ter bom senso para determinar se uma atividade realmente é importante e/ou urgente.
As atividades elencadas no grupo 1 não podem ser adiadas e precisam de máxima atenção. Por outro lado, as do quarto quadrante são as que você não deve gastar o seu tempo.
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Como funciona a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower é bastante simples de aplicar. Criado por um político estadunidense, Eisenhower era conhecido por tomar decisões com eficiência e agilidade.
Essa ferramenta se baseia na premissa de que existem 4 tipos de atividades, que são as mencionadas anteriormente.
Essa divisão proporciona uma estrutura para analisar cada uma das demandas e definir a prioridade delas.
O primeiro é identificar em qual categoria a tarefa se enquadra. No entanto, é preciso ter em mente as seguintes regras:
- Tarefas importantes e urgentes: devem ser feitas imediatamente e possuem impacto significativo nos objetivos e metas;
- Tarefas importantes, mas não urgentes: contribuem para os objetivos no longo prazo, mas podem ser agendadas para um momento posterior;
- Tarefas não importantes, mas urgentes: devem ser concluídas, mas não contribuem para as metas e objetivos;
- Tarefas não importantes e não urgentes: podem ser eliminadas, pois apenas tomam tempo.
Depois de classificar cada tarefa em seu respectivo grupo, o próximo passo é saber como lidar com elas. Confira:
- Tarefas importantes e urgentes devem ter prioridade;
- Tarefas não importantes e não urgentes devem ser ignoradas;
- Tarefas importantes, mas não urgentes podem ser agendadas para mais tarde;
- Tarefas não importantes, mas urgentes devem ser feitas imediatamente para não causar problemas futuros.
Diante disso, usar a Matriz de Eisenhower trará mais clareza nas prioridades e organização no dia a dia, ajudando a todos a ter uma tomada de decisão mais rápida.
Como é dividida a Matriz de Eisenhower?
A aparência do quadrante é simples de entender. Confira o exemplo retirado do site da PUC Minas. Inclusive, você pode usar esse modelo na sua empresa.
Como você percebeu, a Matriz de Eisenhower funciona a partir da seleção de tarefas em quatro quadrantes diferentes. O objetivo é entender quais demandas delegar, priorizar, agendar e eliminar. Dessa forma, é possível manter as entregas organizadas.
Veja abaixo como funciona cada um dos quatro quadrantes.
Quadrante 1: Faça imediatamente
O primeiro quadrante, que fica na linha de cima do lado esquerdo, é reservado para as tarefas urgentes e importantes.
Elas exigem tomada de decisão na hora. Em outras palavras, devem ser feitas o quanto antes. Geralmente, envolve atividades relacionadas a crises ou entregas de curto prazo.
Quadrante 2: Agende
O segundo quadrante está na linha de cima, do lado direito. Trata das tarefas importantes e não urgentes. Os itens nesse grupo podem ser agendados para um momento posterior.
São as tarefas que precisam de atenção, mas devem ser inseridas em um cronograma. De modo geral, são tarefas e projetos que costumam estar vinculados a planos profissionais e que são fundamentais para alcançar objetivos no longo prazo.
Quadrante 3: Delegue
O terceiro quadrante está localizado na linha debaixo do lado esquerdo. Trata das tarefas urgentes, porém sem importância.
No dia a dia, podem ser as tarefas que surgem repentinamente, mas que demandam ação imediata. Entretanto, por não serem essenciais, geralmente não exigem o seu tempo. Logo, podem ser delegadas para outra pessoa.
Quadrante 4: Elimine
Por fim, o quarto e último quadrante está localizado na linha debaixo, do lado direito da matriz. Ele é reservado para as tarefas que não são importantes e nem urgentes.
São as atividades que devem ser evitadas. Por apenas tomarem o seu tempo e não trazerem retorno para os seus objetivos, devem ser eliminadas.
Em momentos de pausa ou com tempo, elas podem ser feitas, mas sem nenhuma prioridade.
Qual é a diferença entre urgência e importância?
Para priorizar as tarefas e organizar o fluxo de trabalho, é essencial entender a diferença entre urgência e importância.
Quando algo é urgente, requer-se atenção imediata. Por outro lado, quando se é importante, significa que é relevante para o seu objetivo no longo prazo.
Por exemplo, uma urgência pode ser arrumar os fios elétricos de uma sala que está sem luz. Uma importância seria fazer manutenção para que a falta de luz não ocorra mais.
Urgências geralmente são problemas que precisam de resolução rápida e imediata. Importâncias podem esperar um pouco, mas precisam ser feitas.
Na prática, pode ser difícil determinar se uma tarefa é urgente ou importante. Algumas dicas podem ajudar, confira!
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Como separar urgências de importâncias
O primeiro passo é ter em mente os objetivos. O que a empresa deseja alcançar no longo prazo?
Outra dica é avaliar as consequências, ou seja, os resultados se alguma atividade não for feita.
Um terceiro aspecto é o prazo. Quanto tempo a sua equipe tem para resolver o problema? Por fim, sempre verifique as opções para solucionar o problema.
Ao tomar decisões, sempre considere os objetivos a longo prazo e as consequências de cada atividade antes de agir.
Como fazer a Matriz de Eisenhower na prática?
Embora seja simples, elaborar a Matriz de Eisenhower exige atenção.
Você pode desenhar um quadro em ferramentas como Miro ou fazer manualmente, em um quadro branco ou negro, separando-o em quatro partes para colar post-its de cada tarefa.
Tenha ao lado a lista de tarefas da sua equipe para organizar cada uma em um dos quatro grupos.
No momento de separar as tarefas, reflita muito antes de determinar em qual quadrante cada uma deve ficar. A eficácia dela reside justamente na capacidade de identificar em qual das 4 categorias cada uma deve ficar.
Como usar a Matriz Eisenhower na sua empresa?
Essa ferramenta criada por Eisenhower pode ser utilizada no dia a dia das equipes para entender as tarefas que podem realizar e eliminar. Ademais, pode ser útil na vida pessoal de todos.
Todos os tipos de ferramentas que ajudem a organizar a rotina e aumentar a produtividade são bem-vindas e devem ser testadas. Dentre as inúmeras que existem, a Matriz de Eisenhower se mostra como uma das mais eficientes ferramentas de gestão de tempo.
Mesmo sendo simples, pode ser utilizada em equipes complexas e empresas dos mais diversos portes.
Dicas para usar a matriz com eficiência
Para usar a matriz com inteligência e obter os melhores resultados, confira abaixo algumas dicas!
Evite priorizar apenas o primeiro quadrante!
Isso porque, ao se concentrar apenas nas tarefas do primeiro quadrante, corre-se o risco de perder de vista o panorama geral das atividades. Lembre-se que as tarefas dos quadrantes 2 e 3 também precisam de atenção.
Analise a matriz com frequência
Sempre consulte a matriz para ter em foco as atividades que realmente têm importância e urgência e evitar tomar decisões equivocadas.
Monitore o desempenho
Lembre-se que é importante estabelecer indicadores de desempenho para analisar os resultados. Com esse monitoramento, é possível verificar os resultados de forma objetiva, determinando o sucesso ou fracasso das ações.
Utilize a tecnologia
Ter um software de gestão pode facilitar a organização das tarefas. Além de ajudar na automação de diversas tarefas, possibilita analisar dados com agilidade, verificar o trabalho e o desempenho dos funcionários, manter os processos organizados e dá maior visibilidade ao processo como um todo.
A Matriz de Eisenhower é uma técnica de produtividade que ajuda na classificação de tarefas.
Lembre-se que você precisa fazer essa separação com inteligência e bom senso, pois nem toda tarefa que parece ser importante e urgente realmente é. Para determinar isso, sempre pense no seu objetivo.
Gostou desse artigo? Confira agora como fazer o planejamento estratégico na sua empresa!
