O plano de ação 5W2H é uma ferramenta que todo líder de empresa pode utilizar para analisar o mercado e os seus resultados. Todo empresário já passou por uma situação que precisou fazer essas avaliações para iniciar mudanças ou novos projetos.
Dentre as diversas metodologias, a 5W2H é uma maneira eficiente e prática para estabelecer um plano inteligente e garantir que tudo ocorra conforme o planejado.
Aprenda neste artigo, como utilizar essa técnica para criar um plano de ação!
O que é o plano de ação 5W2H?
A metodologia 5W2H é uma ferramenta utilizada para identificar as necessidades de um projeto e mapear as ações necessárias para por ele em prática.
Ela auxilia no detalhamento de atividades necessárias e contribui para organizar e detalhar objetivos, prazos e responsáveis por cada ação. Isso faz com que o projeto saia conforme o esperado.
Esse método foi criado no Japão em meados dos anos 60. Desde aquela época, vem sendo utilizado em organizações em todo o mundo com muito sucesso.
Leia também:
O que significa a sigla 5W2H?
A sigla 5W2H corresponde a 7 perguntas. Veja abaixo quais são elas:
- What? – O quê?
- Why? – Por quê?
- Who? – Quem?
- Where? – Onde?
- When? – Quando?
- How? – Como?
- How much? – Quanto custa?
Ao realizar um planejamento e responder essas perguntas, o gestor terá, ao finalizar esta primeira reunião, as respostas para o que pretende fazer no projeto, bem como todos os envolvidos, o orçamento e o que fazer no andamento dele.
Ainda nesse artigo, você verá como responder essas perguntas para criar um plano de ação 5W2H. Continue a leitura e veja como fazê-lo na prática!
Conheça também:
Como criar um plano de ação 5W2H?
Para criar um plano de ação baseado nesse método, é essencial responder com clareza as 7 perguntas que foram a sua base. O objetivo é ser prático e rápido nas respostas para os questionamentos.
Veja mais detalhes nos tópicos seguintes sobre como prosseguir.
1 – What/O quê?
Nesse primeiro momento, você precisa determinar o objetivo para o projeto. Tenha clareza sobre o que quer alcançar. Ademais, é importante considerar as atividades necessárias e que devem ser realizadas, bem como as fases e as etapas do projeto.
Por exemplo, ao aplicar no setor comercial, o objetivo pode ser aumentar as vendas, melhorar o atendimento ou a experiência do cliente no processo de compras, dentre outros aspectos.
2 – Why/ Por quê?
Essa talvez seja a etapa que a equipe deve dar maior atenção. Isso porque é aqui que se demonstra os motivos para se dedicar ao projeto.
Tudo deve ter um porquê. Caso contrário, se não tiver um motivo relevante, ninguém deve gastar energia.
Aqui, é preciso entender também o custo benefício, se o projeto tem potencial de trazer vantagens e qual é o problema que será resolvido. Lembre-se de anotar tudo em um sistema para não perder as informações.
3 – Who/ Quem?
Essa fase é uma das mais relevantes do plano de ação 5W2H. Aqui, devem ser definidos os responsáveis por cada uma das atividades.
Ou seja, é neste momento em que se devem determinar as equipes, o líder de cada uma delas, como cada integrante vai colaborar, o que cada um dos indivíduos vai fazer na parte operacional e o responsável por realizar as estratégias e táticas, bem como quem vai realizar o monitoramento.
É papel do líder geral do projeto delegar cuidadosamente as responsabilidades e atribuições para cada um dos funcionários, considerando o perfil e as habilidades de cada um.
Para isso, é importante conhecer os pontos fortes e fracos de todos, de modo a direcionar as atividades mais adequadas ao que cada um consegue fazer.
4 – Where/ Onde?
Essa pergunta pode parecer uma das mais simples do método 5W2H, mas aí é que muitos se enganam. Diversas tarefas podem se desenrolar em locais diferentes, principalmente quando se trata de atividades comerciais.
Por exemplo, uma indústria e distribuidora de Alimentos e/ou Bebidas pode ter muitas vendas externas. Nesse caso, se o projeto for para melhorar algo no processo de vendas, é preciso ter as seguintes questões em mente:
- Onde estão localizados os clientes que precisam ser visitados?
- Como os vendedores ou representantes comerciais chegam até eles?
Essas são apenas algumas questões. Em empresas B2B, nem tudo ocorre dentro da empresa, muito menos dentro de um determinado setor.
Logo, as visitas e etapas que precisam ser realizadas em locais diferentes devem ser todas mapeadas.
5 – When/Quando?
Nesse estágio, não basta apenas definir uma data limite para finalizar o projeto. É essencial construir um cronograma detalhado em que conste a data de entrega de todas as tarefas. Cada etapa e atividade precisa ser documentada e ter uma data para ser finalizada.
Assim, todos conseguem se organizar e entender os pequenos passos que precisam dar para entregar o projeto concluído.
Lembre-se de que o trabalho em equipe exige sincronia e comprometimento de todos para que haja êxito ao final do projeto. Além disso, essa organização contribui para que os esforços em conjunto sejam utilizados ao máximo.
6 – How/Como?
Um plano de ação pode ter outras ferramentas e métodos para que a equipe siga de modo a alcançar os resultados. Neste momento, verifique se o projeto está completamente documentado e se existe alguma maneira padrão que foi utilizada para realizá-lo.
Por exemplo, se a equipe decide que é importante realizar um plano de marketing, pode utilizar livros em que os autores ensinam estratégias ou métodos específicos para fazer isso.
Ou então, se o projeto em questão já foi aplicado em outra empresa ou setor da sua organização, é possível ver se criaram um passo a passo para realizá-lo.
Escolher metodologias prontas para seguir como padrão é uma ótima ideia, principalmente se o projeto é novo ou já foi aplicado com êxito em outro momento ou situação. Isso ajuda a evitar dúvidas no futuro e a desorganização, principalmente no tocante às tarefas.
7. How much/Quanto custa?
Por fim, é preciso pensar no custo do projeto. Logo, o orçamento não pode ser deixado de lado. Porém, é sempre bom lembrar que não são apenas os recursos monetários que trazem despesas para a empresa.
Outros aspectos, como o tempo em que a equipe precisa trabalhar nas tarefas também precisa estar incluído nesses custos. Afinal, os recursos humanos também são importantes.
Ademais, recursos como: máquinas, insumos, materiais, serviços e produtos diversos também devem constar no orçamento.
Mesmo que não seja necessário adquirir novos produtos, precisam ser incluídos, visto que serão utilizados pela equipe no projeto e podem deixar de estar disponíveis para outras atividades na empresa.
Ou seja, embora o método seja simples e exija responder apenas 7 perguntas, é preciso detalhá-las e ir a fundo, sendo o mais completo e sincero possível.
Exemplo de plano de ação 5W2H
Para facilitar o entendimento e saber como aplicar na prática veja abaixo um exemplo!
1. What – o que será feito: Aumentar a base de clientes em 20%.
2. Why – por que será feito: houve queda nas vendas e no ticket médio dos principais compradores.
3. Who – quem fará parte do projeto: gestores, vendedores, representantes comerciais e funcionários do marketing.
4. Where – onde será feito: no setor comercial, no setor de marketing e no estabelecimento dos clientes-alvo da estratégia.
5. When – quando será feito: o tempo total da estratégia é de 6 meses.
6. How – como será feito: implementação de estratégias para capturar mais leads, promoções para novos clientes e participação em feiras do setor.
7. How much – quanto custará: o custo será de R$40 mil.
O valor é o mais complicado de estipular. No exemplo, foi usado um custo aleatório apenas para demonstrar o exemplo. Esse quesito depende de diversos fatores, como: porte da empresa, quadro de funcionários, ferramentas necessárias, dentre outros.
Por isso, é importante pesquisar e considerar a realidade do seu negócio antes de fazer um plano.
Utilizar o 5W2H pode ajudar a organizar muito os projetos das empresas, independente do tamanho dele e do segmento. No dia a dia, a realização das tarefas pode ser mais simples, promovendo melhoria contínua nas etapas rumo ao sucesso no final.
Agora que você já sabe o que significa 5W2H e viu um exemplo prático, já está mais preparado para aplicar na prática o que aprendeu aqui.
Continue no nosso blog aprendendo sobre outros temas interessantes! Veja agora o que é um ERP e para que serve!
